ই-মেইল লেখার আদবকেতা

পড়ালেখা কিংবা পেশাগত জীবনে এখন ই-মেইলের গুরুত্ব অনেক। বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপককে ই-মেইল করা থেকে শুরু করে বৃত্তি, ফেলোশিপ, ইন্টার্নশিপসহ নানা কারণে আমাদের ই-মেইলে যোগাযোগ করতে হয়। কিন্তু অনেকেই ই-মেইল লেখার আদবকেতা জানেন না। সঠিক উপায়ে কার্যকর ই-মেইল লেখার পরামর্শ দিচ্ছেন ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউটের (আইবিএ) সহকারী অধ্যাপক ও বিজনেস কমিউনিকেশন পরামর্শক সাইফ নোমান খান

১. কেমন হবে ই-মেইল ঠিকানা?

অনেকে ই-মেইল ঠিকানা তৈরির সময় কিছু শব্দ যোগ করে দেন। যেমন ‘ড্রিম বয়’, ‘ওয়ারিয়র’, ‘সুইট’, ‘ঢাকা’ ইত্যাদি। অনেকে যোগ করেন জন্মসাল। যেমন [email protected]। এ ধরনের ই-মেইল ঠিকানা অপেশাদার আচরণের বহিঃপ্রকাশ। ই-মেইল ঠিকানা তৈরির ক্ষেত্রে নামের আদ্যক্ষর কিংবা পেশার পরিচয় প্রকাশ করুন। যেমন আপনার নাম যদি হয় আহসান আহমেদ খান, আপনার ই-মেইল ঠিকানা হতে পারে [email protected]। কখনো কখনো পেশাও ই-মেইল ঠিকানার অংশ হতে পারে। যেমন hasan. [email protected] বা [email protected]। ওয়েব মেইল বা বিনামূল্যের ই–মেইল সেবায় পছন্দমতো ই-মেইল ঠিকানা না পেলে নামের সঙ্গে ২ অঙ্কের সংখ্যা বসিয়ে নিতে পারেন। যেমন [email protected]।

২. সম্ভাষণ গুরুত্বপূর্ণ

বিশ্ববিদ্যালয়ের শিক্ষক কিংবা অফিসের ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা যাঁকেই ই-মেইল করুন না কেন, সম্ভাষণ খুবই গুরুত্বপূর্ণ। ইংরেজিতে লেখার ক্ষেত্রে শুধু ‘হাই’ বা ‘হ্যালো’ লিখে শুরু করবেন না। যাঁকে ই-মেইল করছেন, তাঁর গুরুত্ব বিবেচনা করে ‘ডিয়ার স্যার’ বা ‘ডিয়ার প্রফেসর’-এভাবে লিখতে পারেন। কখনো কখনো যোগ করতে পারেন প্রাপকের নাম, যেমন ‘ডিয়ার প্রফেসর এনামুল হক’। সহকর্মী কিংবা সমবয়সী কাউকে ই-মেইল পাঠানোর ক্ষেত্রেও একই নিয়ম অনুসরণ করুন। যদি প্রাপকের নাম না জানা থাকে, তাহলে শুধু ‘ডিয়ার স্যার’ লিখুন। বাংলায় লিখলে ‘জনাব...’ বা ‘প্রিয়...’ দিয়ে শুরু করতে পারেন।

৩. বানান-ব্যাকরণে ভুল নয়

ই-মেইল লেখার পর অবশ্যই বানান পরীক্ষা করবেন। ইংরেজি কিংবা বাংলা যে ভাষাতেই ই-মেইল লিখুন না কেন, বানান শুদ্ধ রাখতেই হবে। ব্যাকরণে ভুল করা চলবে না। ইংরেজি ব্যাকরণে যারা দুর্বল, তারা ইন্টারনেট ব্রাউজারে ‘গ্রামারলি’ কিংবা এ ধরনের অন্য কোনো বানান-ব্যাকরণ সংশোধনের ‘এক্সটেনশন’ যুক্ত করে নিতে পারেন। জিমেইল বা এ ধরনের ওয়েব মেইল সেবায় বানান পরীক্ষক রয়েছে। ইংরেজি বানান ভুল হলে সেটির নিচে লাল দাগ আসে। শব্দের ওপর মাউসের ‘ডান ক্লিক’ করে শুদ্ধ বানান বেছে নিন।

৪. ‘সাবজেক্ট লাইন’ সংক্ষিপ্ত কিন্তু দৃষ্টি আকর্ষণ করে লিখুন

‘সাবজেক্ট লাইন’ অর্থাৎ ই-মেইলের বিষয় দুই বা তিনটি শব্দে এমনভাবে লিখুন, যেন তা দৃষ্টি আকর্ষণ করে। শুধু ‘ই-মেইল’ বা ‘হাই-হ্যালো’ লিখবেন না। যে কারণে ই-মেইল করছেন, তা স্পষ্ট বোঝা যায় এমনভাবে লিখুন। দৃষ্টি আকর্ষণ করতে না পারলেও কম শব্দে লিখুন।

৫. ‘সিসি’ ও ‘বিসিসি’

কখনো কখনো আমরা একসঙ্গে কয়েকজনকে ই-মেইল করে থাকি। এ ক্ষেত্রে কার্বন কপি (সিসি) বা অনুলিপি কাদের দিচ্ছেন, তা অবশ্যই খেয়াল করুন। ই-মেইলের মূল প্রাপক যিনি, তাঁর নামটি ই-মেইল ঠিকানার ঘরে লিখতে হবে, আর যাদের অনুলিপি পাঠাচ্ছেন তাঁদের নাম ‘সিসি’ ঘরে লিখতে হবে। অনুলিপি আপনি কাদের পাঠাচ্ছেন, সেটা প্রাপকদের না জানাতে চাইলে বিসিসি বা ‘ব্লাইন্ড কার্বন কপি’ ঘরে ই-মেইল ঠিকানা লিখুন।

৬. ‘রিপ্লাই অল’ ক্লিক করার আগে ভাবুন

আমরা অনেক সময় এমন ই-মেইল পেয়ে থাকি, যেখানে সিসি বা অনুলিপি হিসেবে আরও অনেকের ই-মেইল ঠিকানা যুক্ত থাকে। এ ক্ষেত্রে অনেকে কোনো কিছু না ভেবেই ‘রিপ্লাই অল’ চাপেন। অর্থাৎ এর মাধ্যমে ই-মেইলে সম্পৃক্ত সবার কাছেই উত্তরটা পৌঁছে যায়। কিন্তু আপনি হয়তো চাইছেন, ই-মেইলটি যিনি পাঠিয়েছেন, শুধু তাঁর কাছেই উত্তর যাক। এ ক্ষেত্রে ‘রিপ্লাই অল’ সিলেক্ট করা ঠিক হবে না। আপনি আপনার উত্তর ই-মেইলের সঙ্গে সংযুক্ত সবাইকেই জানাতে চান কি না, সেটা ভাবুন।

৭. অল্প কথায় লিখুন

পেশাজীবনে চার থেকে ছয় বাক্যের মধ্যে ই-মেইল লেখার চর্চা করুন। বিশ্বের বড় বড় প্রতিষ্ঠানের প্রধান নির্বাহীরা এমনটাই উপদেশ দেন। বলা হয়, আপনি যদি চার থেকে ছয়টি বাক্যের মধ্যে সহজভাবে লিখে প্রকাশ করতে না পারেন, তাহলে পৃষ্ঠার পর পৃষ্ঠা লিখেও আপনার বক্তব্য বোঝাতে পারবেন না। মুঠোফোনে যেমন ১৬০ শব্দ, আবার টুইটারে ১৪০ শব্দের মধ্যে মনের ভাব তুলে ধরতে হয়, সেভাবে চার থেকে ছয় বাক্যে ই-মেইল লেখার চর্চা করুন। বড় আকারের ই-মেইল লিখতে হলে লেখার শুরুতেই প্রাপককে বিষয়টা জানিয়ে নিন। গুরুত্বপূর্ণ বাক্যগুলো ‘আন্ডারলাইন’ করে দিন। আবার বেশি ছোট ই-মেইল লেখাও ভদ্রতার পরিচয় নয়। ই-মেইলের উত্তরে শুধু ‘ধন্যবাদ’ কিংবা ‘গট ইট’ (পেয়েছি), এমন কিছু লিখবেন না। অন্তত দুই থেকে তিনটি বাক্য ব্যবহার করে উত্তর দিন।

৮. ইন্টারনেটের ‘চলতি’ ভাষা এড়িয়ে চলুন

ই-মেইল লেখার সময় বিনা প্রয়োজনে কোনো বাক্য যোগ করবেন না। মেসেঞ্জারে চ্যাট করার সময় আমরা যেমন সংক্ষিপ্ত আকারে লিখি, যেমন ‘অ্যাসাপ’, ‘বিআরবি’, ‘এলওএল’—এ ধরনের শব্দ না লেখাই ভালো। পূর্ণ শব্দ লিখুন। You লিখতে গিয়ে সংক্ষেপে U লিখবেন, এমনটা যেন না হয়।

৯. ই-স্বাক্ষর যুক্ত করুন ও পরিচ্ছন্নতা বজায় রাখুন

ই-মেইল সব সময় পরিচ্ছন্ন ও সাবলীল ভাষায় লিখুন। যে বক্তব্য প্রকাশ করতে চান, তা স্পষ্ট শব্দ ও বাক্যে লিখুন। কঠিন শব্দ বা অতি দীর্ঘ বাক্য ব্যবহার করে প্রাপকের মনোযোগ নষ্ট করবেন না। ই-মেইল লেখা শেষে শুভেচ্ছা জানিয়ে দু-তিনটি শব্দ অবশ্যই লিখবেন। ই-মেইলের শেষে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিজের নাম ও পরিচয়ের তথ্য যুক্ত করতে পারেন। ই-স্বাক্ষর যোগ করার উপায়ও ই-মেইলে আছে। নাম, পরিচয়, প্রয়োজনে মুঠোফোন নম্বর ‘ই-স্বাক্ষর’ হিসেবে যুক্ত করুন। ‘ই-স্বাক্ষর’ চার লাইনের বেশি না হওয়াই ভালো।

১০. ফাইল সংযুক্ত করার ক্ষেত্রে খেয়াল রাখুন

ই-মেইলে ‘অ্যাটাচড ফাইল’ পাঠানোর সময় সতর্ক থাকুন। দুই বা তিনটির বেশি ফাইল পাঠানোর ক্ষেত্রে গুগল ড্রাইভ কিংবা মাইক্রোসফট আউটলুকের ক্ষেত্রে ওয়ানড্রাইভ ব্যবহার করুন। আপনার ড্রাইভে প্রাপকের প্রবেশাধিকার (একসেস) আছে কি না, সেটা নিশ্চিত করুন। অনেকে ই-মেইলের সঙ্গে একগাদা ওয়েবসাইটের লিংক যোগ করে দেন। এ ধরনের আচরণ প্রাপককে বিরক্ত করতে পারে। খুব প্রয়োজন না হলে এমনটা না করাই শ্রেয়।