ব্যাপারটা কেবল ই-মেইলের নয়। এসএমএসও হতে পারে। ফেসবুক কিংবা হোয়াটসআপ মেসেঞ্জারেও হতে পারে। ইনবক্সে এমন কোনো বার্তা এল যে চট করে মেজাজ চড়ে গেল সপ্তমে। আর তখনই আমরা অগ্নিশর্মা হয়ে জগৎ তোলপাড় করে দেব বলে উত্তর লিখতে বসি।
তবে জগৎ তোলপাড় করা তো আর সহজ কথা নয়। আর অমন অগ্নিঝরা উত্তরে কাজের কাজও কিছু হয় না। বড়জোর উত্তপ্ত বাক্যবিনিময়। সোজা কথায়, রাগ করে ই-মেইলের জবাব দেওয়া কোনোভাবেই বুদ্ধিমানের কাজ নয়। তাহলে উপায়?
সবুরে মেওয়া ফলে বলে শুনেছি। ই-মেইলের জবাব দেওয়ার সময় রাগ নিয়ন্ত্রণের তিনটি ধাপের উল্লেখ আছে ইনকরপোরেটেড সাময়িকীর অনলাইন সংস্করণে। হয়তো এমন কোনো ই-মেইল পেলেন, যেটা আপনার মধ্যে রাগ, ক্ষোভ, হতাশা, উদ্বেগ বা এমনই কোনো অনুভূতি চাগিয়ে তুলল, তবে ওই তিনটি ধাপ অনুসরণ করতে পারেন—
এক. ই-মেইল পাওয়ামাত্র সঙ্গে সঙ্গে উত্তর দেবেন না। অন্তত কয়েক মিনিট বিরতি দিন। অবশ্য রাগ না পড়া পর্যন্ত অপেক্ষা করাই হবে বুদ্ধিমানের কাজ।
দুই. খসড়া লিখুন। প্রথম খসড়াতে আবেগ বেশি থাকাই স্বাভাবিক। তবু খসড়া লিখতে বসলে আপনার চিন্তাভাবনা ঝালিয়ে নেওয়ার সুযোগ পাবেন। তা ছাড়া সেটি চাপ প্রশমনের ভালো উপায় বলেও মানেন অনেকে।
তিন. অপেক্ষার শেষ হলে এবার খসড়া পড়ে দেখুন, পর্যালোচনা করুন। কতক্ষণ অপেক্ষা করতে হবে, তার আদর্শ কোনো মানদণ্ড নেই। সম্ভব হলে ২৪ ঘণ্টা, সম্ভব না হলে যতটুকু পারা যায়। এবার যার উদ্দেশে ই-মেইল পাঠাচ্ছেন, তাঁর কথা মাথায় রেখে নিজেকে নিচের প্রশ্নগুলো করুন—
ই-মেইলের উত্তরে এমন কিছু কি আছে, যেটার অর্থ প্রাপক ভুল বুঝতে পারে? কিংবা প্রাপকের কাছে আমাকে রাগান্বিত বা আবেগতাড়িত মনে হবে?
যে বার্তা লিখছি, তা কি বিভ্রান্তিকর? এটা কি উত্তরের বদলে আরও প্রশ্ন উত্থাপন করবে?
এমন কিছু কি আছে, যা বাদ দিলেও ক্ষতি নেই?
ই-মেইলে উত্তর দেওয়ার চেয়ে কি ফোনে কিংবা সশরীরে যোগাযোগ করা বেশি ভালো হবে?
এবার প্রয়োজন মনে হলে ই-মেইলটি আবারও পড়ে দেখুন।
ধাপে ধাপে এই প্রক্রিয়া পড়ে দেখতে একটু বেশিই মনে হতে পারে। তবে অভ্যাস হয়ে গেলে এই প্রক্রিয়াই বরং স্বাভাবিক মনে হবে। তা ছাড়া কে জানে হয়তো সেটি কোনো দুর্যোগ এড়াতে আপনাকে সাহায্য করবে।