ব্যস্ততার কারণে অনেকেই সময়মতো ই–মেইল দেখতে ভুলে যান। সমস্যা সমাধানে জিমেইল ব্যবহারকারীরা চাইলেই নিজেদের ইনবক্স মনোনীত ব্যক্তিকে দেখার সুযোগ দিতে পারবেন। শুধু তা–ই নয়, তাঁর মাধ্যমে ই–মেইলের উত্তর পাঠানোর পাশাপাশি নতুন ই–মেইলও পাঠাতে পারবেন তাঁরা। জিমেইল অ্যাকাউন্টে প্রতিনিধি যুক্ত করে এ সুবিধা মিলবে।
অ্যাকাউন্টে প্রতিনিধি যুক্ত করতে জিমেইলের সেটিংস (গিয়ার আইকন) মেন্যুতে ক্লিক করে See all settings অপশন নির্বাচন করতে হবে। এবার Accounts ট্যাব নির্বাচন করে grant access to your account বিভাগ থেকে Add another account অপশনে ক্লিক করতে হবে। চালু হওয়া নতুন উইন্ডোর Email address–এর ঘরে প্রতিনিধির ই–মেইল ঠিকানা লিখে Next step–এ ক্লিক করতে হবে। এবার আপনি যাকে প্রতিনিধি নির্বাচন করতে চাচ্ছেন, তাঁর ই–মেইল ঠিকানায় একটি বার্তা পাঠাবে জিমেইল। সম্মতি দিলেই তিনি আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে যেকোনো ব্যক্তিকে ই–মেইল পাঠাতে পারবেন।