বাজারের খরচ আমরা কমবেশি সবাই লিখে রাখি। কিন্তু প্রতিদিন প্রয়োজনে–অপ্রয়োজনে কত ধরনের খরচই না হয় আমাদের, যা আর লেখা হয়ে ওঠে না। কেউ আবার খরচের তথ্য লিখে রাখলেও মাস শেষে তা আর যোগ করার সময় পান না। মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করে দৈনন্দিন আয় বা ব্যয়ের তথ্য ডিজিটালি সংরক্ষণ করা যায়।
দৈনন্দিন খরচের হিসাব রাখার জন্য প্রথমে মাইক্রোসফট এক্সেল চালু করে নতুন ফাইল তৈরি করতে হবে। CTRL ও N কি একসঙ্গে চেপে অথবা ফাইল মেনু থেকে New অপশন নির্বাচনের পর Blank workbook টেমপ্লেটের ওপর ক্লিক করলেই নতুন এক্সেল ওয়ার্কবুক খুলে যাবে।
ওয়ার্কশিটের ওপরের সারির A থেকে শুরু করে Z এবং আরও যত লেটার আছে, সেগুলোর প্রতিটিকে সেল বলা হয়। আর একেবারে বাঁ পাশে থাকা সংখ্যা গুলো দিয়ে সেই সেলের নামকরণ করা হয়। এ জন্য সেলের বাঁ পাশের কোনার A1 হেডারে Date , B1 হেডারে Expense, C1 হেডারে Cost, D1 হেডারে Income, E1 হেডারে Balance এবং F1 হেডারে Notes লিখতে হবে।
Expense কলামে প্রতি মাসের প্রতিটি খাতে ব্যয়ের সম্ভাব্য নাম লিখতে হবে। এবার প্রাসঙ্গিক ব্যয়ের মূল্য বা সংখ্যা Cost কলামে লেখার পাশাপাশি কবে কোন খাতে খরচ হয়েছে সেটির তারিখ Date কলামে লিখতে হবে। যদি দিনের স্বাভাবিকের চেয়ে অতিরিক্ত খরচ হয়, তবে তা Notes কলামে লিখতে হবে। এটি অতিরিক্ত খরচের খাত মনে রাখতে সাহায্য করবে।
আপনি চাইলে পুরো মাসের খরচের তারিখ লিখতে পারেন অথবা শুধু যে তারিখে খরচ হয়েছে, সেই সেলগুলো পূরণ করতে পারেন। এভাবে কমপক্ষে এক মাসের খরচসহ প্রয়োজনীয় তথ্য A1 কলাম থেকে F1 কলাম পর্যন্ত লিখতে হবে।
খরচের তথ্য ঠিকমত বসানো হয়ে গেলে এখন হিসাব মেলাতে হবে। এক্সেলে দৈনন্দিন খরচের অঙ্ক মেলানোর জন্য গাণিতিক ফর্মুলা বসাতে হবে। এ জন্য Cost কলামের ফাঁকা সেলের মধ্যে ক্লিক করে ফর্মুলা লেখার জন্য ওপরের ফর্মুলা বারে লিখতে হবে =SUM(C2:C#) ।
এখানে # দিয়ে বোঝায় C কলামের শেষ ভরাট কক্ষের সংখ্যা। ফর্মুলা লেখার পরে ↵ এন্টার বোতাম চাপলে C কলামের আপনার সব ব্যয়ের মোট খরচ দেখা যাবে। এভাবে Income এবং Balance সেলে গিয়ে একই ফর্মুলা বা সূত্রটি ব্যবহার করতে হবে। এ ক্ষেত্রে আগের ফর্মুলার C–এর পরিবর্তে যথাক্রমে D এবং E লিখতে হবে।
এবার ফাইল সংরক্ষণ করার জন্য এক্সেলের File মেনুতে ক্লিক করতে হবে । এরপর Save As অপশনে ক্লিক করে ফাইলকে যেখানে সেভ করতে চান সেই লোকেশন দেখানোর পাশাপাশি ফাইলের নাম লিখে Save বাটনে ক্লিক করতে হবে।