দৈনন্দিন কাজের জন্য প্রতিদিন অসংখ্য ই-মেইল আদান-প্রদান করেন অনেকেই। এসব ই-মেইলের অ্যাটাচমেন্টে ছবি, ভিডিও ও পিডিএফ ফাইল থাকায় গুগল অ্যাকাউন্টে অনেক জায়গা দখল করে রাখে। গুগল অ্যাকাউন্টে বিনা মূল্যে সর্বোচ্চ ১৫ গিগাবাইট পর্যন্ত তথ্য জমা রাখার সুযোগ থাকলেও জিমেইলের পাশাপাশি গুগলের বিভিন্ন সেবার তথ্য সেখানে নিয়মিত জমা হতে থাকে। ফলে গুগল অ্যাকাউন্টের জায়গা দ্রুত কমে যায়। গুগল অ্যাকাউন্টের জায়গা খালি না থাকলে জিমেইলে নতুন ই-মেইল আসে না। তবে চাইলেই নতুন ‘আর্কাইভ অ্যাকাউন্ট’ খুলে সেখানে জিমেইল অ্যাকাউন্টের তথ্য স্থানান্তর করে এ সমস্যার সমাধান করা যায়।
এক জিমেইল অ্যাকাউন্টের তথ্য অন্য জিমেইল অ্যাকাউন্টে স্থানান্তরের আগে সেগুলো অবশ্যই সংরক্ষণ করতে হবে। এতে কোনো তথ্য হারিয়ে গেলেও পরে তা উদ্ধার করা যাবে। এ জন্য প্রথমে গুগলের ‘গুগল টেইকআউট’ সুবিধা চালু করে কোন কোন তথ্য স্থানান্তর করতে চান, তা নির্বাচন করে ‘এক্সপোর্ট’ অপশনে ক্লিক করলেই গুগল একটি ডাউনলোড লিংক পাঠাবে, যেখান থেকে ই–মেইলগুলো সংরক্ষণ করা যাবে। এরপর পুরোনো অ্যাকাউন্টে পিওপি সুবিধা চালু করতে হবে। এ জন্য প্রথমে পুরোনো জিমেইল অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করে ওপরের ডান পাশে থাকা ‘গিয়ার’ আইকনে ক্লিক করে ‘সি অল সেটিংস’ অপশনে প্রবেশ করতে হবে। এরপর ‘ফরোয়ার্ডিং পিওপি/আইএমএপি’ ট্যাবে ক্লিক করে ‘এনাবল পিওপি ফর অল মেইল’ অপশন চালু করতে হবে। এবার নিচে থাকা ‘হোয়েন মেসেজ অ্যাকসেসেস উইথ পিওপি’ বিভাগে গিয়ে ‘ডিলিট জিমেইল কপি’ নির্বাচনের পর ‘সেভ চেঞ্জেস’ অপশনে ক্লিক করতে হবে।
নতুন অ্যাকাউন্টে ই–মেইল পাঠানোর জন্য এবার একটি নতুন জিমেইল অ্যাকাউন্ট খুলতে হবে, যেটি হবে আর্কাইভ অ্যাকাউন্ট। এরপর নতুন অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করে আবার ‘অল সেটিংস’ অপশনে যেতে হবে। সেখান থেকে ‘অ্যাকাউন্টস অ্যান্ড ইমপোর্ট’ ট্যাবে ক্লিক করে ‘চেক মেইল ফ্রম আদার অ্যাকাউন্টস’ অপশনের পাশে থাকা ‘অ্যাড এ মেইল অ্যাকাউন্ট’ অপশনে ক্লিক করতে হবে। এবার পপআপ উইন্ডোতে পুরোনো জিমেইল অ্যাকাউন্টের ঠিকানা লিখে পরবর্তী ধাপে প্রবেশের পর ‘ইমপোর্ট ই–মেইলস ফ্রম মাই আদার অ্যাকাউন্ট পিওপি৩’ অপশন নির্বাচনের পাশাপাশি পুরোনো অ্যাকাউন্টের পাসওয়ার্ড লিখতে হবে। এবার পোর্ট নম্বর হিসেবে ৯৯৫ নির্বাচন করে নিচে থাকা তিনটি অপশন থেকে ‘অ্যাড অ্যাকাউন্ট’ বাটনে ক্লিক করলেই নতুন অ্যাকাউন্টে পুরোনো জিমেইল অ্যাকাউন্টের তথ্য স্থানান্তর শুরু হবে।